花田さん

GTNの総務業務を担当。多国籍なメンバーと接するなかで、名前の呼び方一つにも本人なりの希望があることなど、日々のやりとりからさまざまな気づきを得ています。国籍で一括りにするのではなく、一人ひとりに確認しながら対応することを大切にしています。

鳥辺さん

前職では約4年間、秘書業務に従事。GTN入社後は事業管理部を経て、総務部へ異動。現在は、社員の入退社に伴う各種手続きや職場環境の整備など、国籍を問わず社員を支える総務業務に携わっています。

人事労務システムや行政手続きの画面に名前を入力しようとすると、文字数制限があってフルネームが入りきらないんです。ミドルネームがあったり名前が長かったりすると、アナログの申請書でも枠に収まりません。そんなときは備考欄を使ったり、行政機関に『この表記で合っていますか？』と電話で確認したりしながら対応しています。

来日直後に開設した口座では、本人の発音と実際のカタカナ表記が微妙に違っていたり、Web通帳で長い名前の末尾が切れていたりすることがあります。これによって、初回給与が振り込めないということも過去に何度かありました。振込エラーが出ても、総務だけで「こちらが正しいはず」と勝手に修正することはできません。「もう一度、口座に登録しているフリガナを確認してみてね」と本人と一緒に確認します。

以前、お名前が長いスタッフから『社内では短くニックネームで呼んでね！』と希望されたことがありました。名前の呼び方一つにも、ご本人なりの希望があるんだなと気づきました。結婚や帰化で名前が変わっても、以前の名前を使いたいという人もいます。どう呼ばれたいかは、一人ひとりに聞いてみないと分からないですね。

最初は全然分からなくて、私自身もチェック漏れやミスがありました。必要な書類が足りなくて、本人に「ごめん！ 書類が足りなかったから、もう一回出入国在留管理局（入管）に行ってきて……！」とお願いしたことも。でも留学生の採用や海外からの直接採用、高度専門職の社員の手続きなど、 さまざまなケースを経験するなかで、 それぞれの在留資格や採用ルートごとに「どの書類が必要か」という確認ポイントが分かるようになり、以前よりスムーズに対応できるようになりました。

あるスタッフの更新手続きのとき、本人から「この書類を出してください」と頼まれました。経験上、必要のない書類だったので理由を聞くと、「AIに聞いたら必要って言われた」と。AIも参考にはなりますが、制度に関わることなので、分からないときは入管に問い合わせたり、行政書士などの専門家に確認したりしています。

伝える側は「今日か明日くらい」と思っていても、受け取った側は「ほかの仕事もあるから3日後でいいかな」と考えるかもしれません。これは国籍や文化にかかわらず起こりうることです。同じ言葉でも受け取り方は人によって違うので、「なるべく早めに」といった曖昧な表現で察してもらうのを避け、「〇月〇日〇時までに提出してください」と具体的に期限を伝えることが大切ですね。

文化も習慣も制度も法律も全部違うので、「日本のルールだから知っていて当然」と思い込むのではなく、「なぜこの手続きが必要なのか」という背景から丁寧に説明することが大切だと感じています。

前段でお話ししたように、私たちの「当たり前」が相手にとっても同じとは限りません。だからこそ、知識の有無を問うのではなく、最初から「違いがある」という前提に立って向き合うこと。それが、多様なメンバーをサポートする上で最も大切な出発点だと考えています。